Rent a Car Programı Nasıl Seçilir? 12 Maddelik Kontrol Listesi

Önce ihtiyacınızı netleştirin

Aynı yazılım 8 araçlık bir sahil işletmesi ile 300 araçlık çok şubeli bir firma için aynı değeri üretmez. Programlara bakmadan önce aşağıdaki tabloda kendinizi konumlayın.

Yasal yükümlülükler: KABİS, GPS ve e-Fatura

1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun ek 3. maddesi (21/11/2024 tarihli 7533 sayılı Kanun’la değişik) araç kiralama işletmelerine şu yükümlülükleri getirir^[1]:

• Kiralanan araç bilgilerini, kiralayanın kimlik bilgilerini ve kira sözleşmesiyle ilgili kayıtları bilgisayarda tutmak ve kolluğun incelemesine hazır bulundurmak.
• Kiralayan ve araç bilgilerini araç teslimi esnasında kolluğa sistem üzerinden anlık bildirmek. Bu bildirim Emniyet Genel Müdürlüğü’nün Kiralık Araç Bildirim Sistemi (KABİS) üzerinden yapılır^[3].
• Kiralanan araçlarda GPS cihazı bulundurmak ve konum kayıtlarını üç yıl saklamak.
• Aykırılıklarda mülki idare amirince idari para cezası verilir; aynı takvim yılında dördüncü tekrarda işletme ruhsatı iptal edilir.

e-Fatura ve e-Arşiv tarafında zorunluluk, işletmenin brüt satış hasılatına ve faaliyet alanına göre belirlenir; kurallar 509 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer alır ve eşikler zaman içinde güncellenir^[4]. Kapsamdaysanız programın e-Fatura entegrasyonu olup olmadığını ya da muhasebe programınıza veri aktarıp aktaramadığını kontrol edin.

12 maddelik kontrol listesi

Operasyon

1. Rezervasyon takvimi ve çakışma kontrolü: Aynı araca iki kiralama girildiğinde program uyarıyor mu? Takvim araç, segment ve şube bazında görülebiliyor mu?
2. Araç kartı ve tarih takibi: Sigorta, kasko ve muayene bitiş tarihleri yaklaşınca uyarı veriyor mu? Araç bakımdayken rezervasyona kapanıyor mu?
3. Teslim–iade: Kilometre, yakıt ve hasar kaydı, fotoğraf ve müşteri imzası alınabiliyor mu?
4. Kira sözleşmesi: Sözleşme programdan çıktı olarak ya da dijital imzayla üretilebiliyor mu? Sözleşmede bulunması gerekenler için araç kiralama sözleşmesi rehberimize bakın.

Satış

1. Web sitesi ve online rezervasyon: Sitedeki talep programa otomatik düşüyor mu? Site sizin alan adınızda mı yayınlanıyor? Ayrıntılar: hazır rent a car sitesi rehberi.
2. Kurumsal teklif: Aylık veya çok araçlı talepler için teklif hazırlayıp PDF olarak gönderebiliyor musunuz?
3. Kanal entegrasyonları: Broker / acente kanalıyla satış yapıyorsanız müsaitlik ve fiyat otomatik aktarılıyor mu?
4. Mobil kullanım: Ofis dışındayken gelen talebi telefondan onaylayabiliyor musunuz? Uygulama mı, mobil uyumlu site mi?

Ticari koşullar

1. Fiyat modeli: Araç, kullanıcı ya da şube başına mı ücretlendiriliyor? Filonuz iki katına çıktığında fiyat nasıl değişiyor?
2. Kurulum ve eğitim: Kurulum ücreti var mı? İlk veriler (araçlar, müşteriler) sizin için aktarılıyor mu?
3. Veri sahipliği ve çıkış: Müşteri, araç ve rezervasyon verinizi Excel/CSV olarak alabiliyor musunuz? Sözleşme bittiğinde veri ve alan adı size nasıl teslim ediliyor?
4. Destek ve güncelleme: Destek hangi kanaldan, hangi saatlerde? Mevzuat değiştiğinde (ör. KABİS, e-Fatura) güncelleme ücretli mi?

Demoda sorulacak 8 soru

• “Geçen cumartesiyi canlandıralım: üç teslim, iki iade, bir iptal. Bunları sırayla sizin programınızda yapabilir miyiz?”
• “Web sitemizden gelen talep hangi ekrana, kaç saniyede düşüyor? Telefonuma bildirim geliyor mu?”
• “Aynı araca çakışan iki rezervasyon girersem ne olur?”
• “KABİS bildirimi ve GPS verisi programın içinde mi, dışında mı?”
• “Muayenesi 10 gün sonra biten aracı bana nasıl hatırlatıyorsunuz?”
• “Kurumsal müşteriye 5 araçlık aylık teklifi nasıl hazırlarım?”
• “Verimin tamamını bugün dışa aktarmak istesem nasıl yaparım?”
• “Filom 2 katına çıkarsa yıllık faturam ne olur?”

Excel ya da ücretsiz program ne zaman yetmez?

Birkaç araçla başlayan birçok işletme Excel tablosu veya ücretsiz bir planla çalışır; bu başlangıç için mantıklıdır. Yasal açıdan ise kayıtların bilgisayarda tutulması ve kolluğun incelemesine hazır bulundurulması gerekir^[1] — düzensiz bir tablo bu şartı zorlaştırır. Şu işaretlerden biri varsa geçiş zamanı gelmiştir:

• Aynı araca çift rezervasyon en az bir kez yaşandı.
• Talepler telefon, WhatsApp, e-posta ve siteden dağınık geliyor ve bazıları yanıtsız kalıyor.
• Sigorta ya da muayene tarihi kaçırıldı.
• Birden fazla kişi aynı tabloyu güncelliyor.
• Hangi aracın ne kadar kazandırdığını ay sonunda söyleyemiyorsunuz.

Filopy bu listenin neresinde?

Programları yan yana görmek isterseniz: rent a car programları 2026 karşılaştırması.

Henüz işletmeyi kurmadıysanız, yazılım seçiminden önceki adımlar için rent a car nasıl açılır rehberimize göz atın.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Mevzuat değişebilir; işletmenize özel durumlar için bir avukata danışın ve kaynaklardaki güncel metni kontrol edin.